Wat is de impact van Track en Check
29 januari 2024Jaarlijks overkomt het u waarschijnlijk één of meerdere keren. U staat voor de rechter met een klant die aangeeft zijn/haar correspondentie te laat te hebben ontvangen. Het ingediende bezwaar is ontvankelijk verklaard terwijl u de correspondentie tijdig heeft aangeboden en deze binnen dagtekening is bezorgd. De bewijsvoering dat u kunt aantonen bijvoorbeeld 1.000 brieven te hebben gegenereerd, zijn geprint en ingepakt en zijn aangeboden aan PostNL, wordt in veel zaken als niet toereikend beoordeeld waardoor de klant op dit vlak vaak in het gelijk wordt gesteld. Een vervelende situatie.
Met Track en Check is dit verleden tijd en voorkomt u de gang naar de rechtbank.
Alle uitingen aangetekend versturen is vaak geen optie en het aantal abonnees bij de Berichtenbox MijnOverheid ligt, enkele uitzondering daargelaten, veelal onder de 50%. Van geplaatste berichten in MijnOverheid ontvangt u een rapportage van Logius, hiermee wordt onderbouwd dat correspondentie geplaatst is op de in de rapportage vermelde datum en het vermelde tijdstip.
Voor fysieke post ligt dat anders. Het merendeel van de poststukken wordt als partij aangeboden aan PostNL. Dit gaat op basis van een aanbiedingsformulier of op basis van geautomatiseerde voormelding bij PostNL. Daar komt bij dat veel informatie beperkt bewaard blijft en op het moment dat u het echt nodig bent mogelijk niet meer beschikbaar is.
Het aangetekend versturen (track and trace) wordt wel toegepast, bij grotere hoeveelheden liggen de kosten aanzienlijk hoger dan het normaal laten verwerken van poststukken. Sinds enige tijd heeft PostNL een extra optie waarmee in de keten van fysieke post extra informatie wordt vastgelegd in de verwerking van post.
Track en Check, hoe werkt het?
Door het laten verrijken van uw adressen met Track en Check wordt extra informatie toegevoegd aan de bewijsvoering die u heeft. Hiervoor dient u uw bestanden voor het opmaken of printen aan te leveren bij PostNL, de adresgegevens worden door PostNL verrijkt met een sorteercode. De sorteercode wordt als matrix code zichtbaar in het venster geplaatst en onder het adres wordt deze uitgeschreven geplaatst. Wanneer u alle poststukken heeft aangeboden aan PostNL worden deze verwerkt in één van de sorteercentra van PostNL. Tijdens het sorteren wordt de Track and Check code die op de brieven staat uitgelezen en weggeschreven in een database. De inhoud van de database wordt na het sorteerproces beschikbaar gesteld. Met deze informatie kunt u bewijzen dat poststukken niet alleen zijn aangeboden aan PostNL maar ook daadwerkelijk en tijdig zijn verwerkt door PostNL.
De uitdaging voor veel aanbieders van zakelijks post is dat er voldaan moet worden aan de voorwaarden die PostNL stelt aan bestanden die verrijkt moeten worden. Veel klanten maken gebruik van een databestand uit de eigen software applicatie waarin veelal ook persoonlijke gegevens zijn opgenomen. Deze wilt u niet aan derden overleggen zonder dat er een verwerkersovereenkomst is afgesloten, en mogelijk heeft u niet de capaciteit om het bestand te bewerken zodat alleen de noodzakelijke data aangeboden worden, en u na verrijking de ontvangen informatie correct verwerkt.
Wilt u toch gebruik maken van Track and Check? Data B. Mailservice is gespecialiseerd in het verwerken van databestanden (single record of multi record) uit bijna alle software applicaties. Na ontvangst van uw bestanden zorgen wij ervoor dat alleen de benodigde gegevens voor het verrijken met een Track en Check code aangeboden worden aan PostNL, na ontvangst van de code voegen wij deze toe aan de te verzenden uiting. Voorwaarde is wel dat de adresgegevens correct en volledig zijn.
Wanneer de fysieke poststukken door PostNL worden verwerkt op één van de sorteercentra, wordt de verwerking van ieder individueel poststuk geregistreerd in een logfile. Na verwerking van alle poststukken wordt verwerkingsinformatie beschikbaar gesteld, door ons verrijkt met voor u herkenbare informatie over de correspondentie. U kunt hiermee te allen tijde aantonen dat de door u verzonden stukken ook daadwerkelijk door PostNL zijn verwerkt.
Wilt u meer informatie over Track en Check, neem dan contact op met uw accountmanager of stuur een e-mail naar info@datab.nl.
Terug naar overzicht