Gemeente Montferland Transformeert Dienstverlening met Digitale Incassomachtiging

In de voortdurende zoektocht naar het verbeteren van onze dienstverlening aan onze burgers, heeft de Gemeente Montferland onlangs een opmerkelijk project afgerond dat de manier waarop we incasso's verwerken en betalingen ontvangen, heeft getransformeerd. In deze blogpost wil ik graag mijn ervaringen delen en uitleggen hoe deze veranderingen het leven van zowel onze medewerkers als onze inwoners hebben verbeterd. 

Uitdagingen voorafgaand aan het project

Voordat we dit project begonnen, liepen we als gemeente tegen enkele uitdagingen aan. Het verwerken van incasso's bracht extra werk met zich mee vanwege onjuist ingevulde incassoformulieren, foutieve IBAN-nummers en een toename van storneringen na 56 dagen. Het was duidelijk dat er ruimte was voor verbetering om het proces soepeler te laten verlopen.

Het Doel van het Project

Ons doel was tweeledig: we wilden onze inwoners ontzorgen door het betalingsproces "makkelijker" en toegankelijker te maken, terwijl we tegelijkertijd onze eigen efficiëntie wilden verbeteren. Gebruikersgemak stond centraal in deze missie.

Het Verloop van het Project

Hoewel het project over het algemeen soepel is verlopen, heeft het langer geduurd dan aanvankelijk gepland, gedeeltelijk vanwege interne factoren en externe samenwerkingen. Als invorderingsmedewerker was dit project een toevoeging aan mijn reguliere taken, en ik ben er trots op dat ik eraan heb kunnen bijdragen.

In november 2021 ben ik begonnen met het verkennen van het product Digitale Incassomachtiging (E-Mandates). Na overleg met de afdeling automatisering werd het project aanvankelijk gepland om te starten in het tweede kwartaal van 2022. Uiteindelijk is dit doorgeschoven naar het derde kwartaal van 2022 en zijn we pas in oktober 2022 daadwerkelijk gestart. Gedurende deze tijd hebben we intensief gecommuniceerd, zowel per e-mail als telefonisch, en hebben we talloze Teams-sessies gehouden om de juiste stakeholders bij elkaar te brengen en onze wensen duidelijk te maken aan zowel Data B. Mailservice als SIMgroep.

SIMgroep ontwikkelde vervolgens hun nieuwe product, Digitale Incassomachtiging. Nadat dit gereed was, moest de koppeling met Data B. Mailservice worden gerealiseerd. Op 30 juni 2023 hebben we het eindproduct op onze website gelanceerd voor testdoeleinden. Gelukkig verliepen deze tests vlekkeloos, en we zijn live gebleven.

Onze inwoners hebben nu verschillende opties om een machtiging voor automatische incasso af te geven: 

- Via de nieuwe PIP-module

- Door het scannen van een QR-code op de aanslag

- Via een link in de Berichtenbox van MijnOverheid

- Door middel van een E-Mandate dat per SMS/e-mail via DBoxx wordt verzonden

Hoewel er nog enkele opmaakaanpassingen op de website moeten worden doorgevoerd, zijn we verheugd dat we deze verbeteringen hebben kunnen doorvoeren.

Samenwerking met Data B. Mailservice

Onze samenwerking met Data B. Mailservice is over het algemeen positief verlopen. Natuurlijk kwamen er tijdens het project af en toe vreemde termen voorbij, en er was ruimte voor verbetering wat betreft de communicatie met betrekking tot de voortgang en stand van zaken. Desalniettemin zijn we tevreden met de geboden diensten en de resultaten die we hebben behaald.

Resultaten en Voordelen voor Onze Gemeente en Inwoners

Dankzij de dienstverlening van Data B. Mailservice beschikken we nu over een goed werkend product met vier verschillende mogelijkheden voor onze inwoners om een machtiging af te geven voor automatische incasso. Voor onze gemeente betekent dit één gestroomlijnde manier van massaverwerking, wat onze efficiëntie aanzienlijk heeft verbeterd.

We zijn trots op de stappen die we hebben gezet om onze dienstverlening te verbeteren en het betaalgemak voor onze inwoners te vergroten. We zijn van plan om deze inspanningen voort te zetten en te blijven innoveren.

Door: André van den Berg, invorderingsmedewerker