27.000 huurbrieven, strakke planning en een goed bereikbare klantenservice. Zo doet WonenBreburg het.
Over WonenBreburg
WonenBreburg is een woningcorporatie met ruim 30.000 huurwoningen in Breda en Tilburg. De organisatie zet zich in voor betaalbare en duurzame huisvesting, met speciale aandacht voor kwetsbare doelgroepen. Dit betekent niet alleen het beheren en onderhouden van woningen, maar ook het ondersteunen van huurders bij uiteenlopende uitdagingen – van financiële vraagstukken tot begrijpelijke communicatie.
Onze gesprekspartner: Leonie Snijders
Leonie Snijders is 1,5 jaar geleden begonnen bij WonenBreburg als intern verbeteraar. Binnen haar functie richt zij zich op procesoptimalisatie en continu verbeteren. Ze is verantwoordelijk voor twee grote processen binnen de organisatie, waaronder de jaarlijkse huuraanpassing. Dit proces omvat het opstellen en verzenden van ruim
27.000 brieven, waarbij nauwkeurigheid, timing en heldere communicatie essentieel zijn.
De uitdaging: Een complexe operatie met een strakke deadline
Ieder jaar worden huurders van WonenBreburg geïnformeerd over de huuraanpassing. Dit lijkt een eenvoudige administratieve taak, maar in werkelijkheid is het een complex proces met meerdere variabelen. De brieven moeten tijdig verstuurd worden, afgestemd zijn op verschillende huurderscategorieën en voldoen aan strikte regelgeving.
Daarbij heeft WonenBreburg te maken met een diverse huurdersgroep, waaronder laaggeletterden en anderstaligen. De brieven moeten niet alleen juridisch kloppen, maar ook begrijpelijk en toegankelijk zijn. Daarnaast wil WonenBreburg voorkomen dat het KlantContactCentrum in één keer overspoeld wordt met vragen zodra de brieven op de mat vallen.
Het proces vereist een partner die betrouwbaar is, flexibel kan inspelen op last-minute wijzigingen en strategisch meedenkt over de verzendplanning.
De samenwerking met Data B. Mailservice
Om deze uitdaging aan te pakken, werkt WonenBreburg samen met Data B. Mailservice. De samenwerking ontstond vanuit de behoefte aan een voorspelbaar en vlekkeloos verzendproces. “De samenwerking met Data B. voelt als een zekerheid in een complex proces. Ze denken mee, schakelen snel en zorgen dat alles op rolletjes loopt. Vorig jaar deed ik dit voor het eerst en wist ik nog niet precies wat ik moest verwachten. Data B. was er niet alleen om de brieven te versturen, maar hielp ons ook om de planning strak te houden en flexibel te blijven bij veranderingen op het laatste moment. Die zekerheid is goud waard.”
"Die zekerheid is goud waard"
Naast het versturen van de brieven denkt Data B. actief mee over slimmere oplossingen. Zo wordt de verzending gefaseerd gepland, zodat niet alle huurders hun brief op dezelfde dag ontvangen. Dit voorkomt een piek aan telefoontjes en zorgt ervoor dat huurders beter geholpen kunnen worden.
"Bij Data B. weet je gewoon dat het goedkomt. Geen gedoe, geen stress - zij regelen het. Ze zijn flexibel, heel goed bereikbaar en reageren snel."
Dankzij de samenwerking met Data B. kan WonenBreburg zich richten op haar kerntaak: het ondersteunen van huurders en het verbeteren van leefomgevingen.
Met deze klantreferentie hoopt Data B. andere organisaties te inspireren en te ondersteunen bij soortgelijke trajecten. Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact op:
