Case Rentree - Data B

Aanleiding: uitbreiding betaalmogelijkheden

We wilden de betaalmogelijkheden van onze huurders uitbreiden. Er zijn al jaren twee smaken: huurders die geen automatische incasso willen, krijgen een acceptgiro. Dit biedt weinig keus en sluit niet meer voldoende aan bij de huurder van deze tijd. Veel acceptgiro’s worden onnodig verstuurd omdat de huurder een automatische overboeking heeft ingevoerd bij de bank of iedere maand zelf de huur overmaakt. Deze huurders maken dus geen gebruik van de acceptgiro en hebben voldoende aan een ‘digitale’ factuur (of geen factuur).

We bieden onze huurders nu als betaalmogelijkheden:

• automatische incasso;
• acceptgiro (ontmoedigingsbeleid in verband met toekomstige landelijke afschaffing);
• factuur per email (met betaallink naar huurdersportaal voor IDEAL betaling);
• fysieke factuur per post;
• geen factuur (want huurder betaalt per vaste overboeking bij de bank).

Keuze voor Data B:

Data B verzorgt voor ons al jaren maandelijks de verzending van acceptgiro’s en jaarlijks de (inkomensafhankelijke) huurverhogingscorrespondentie. Omdat dit naar tevredenheid verloopt én Data B de mogelijkheid bood van gecombineerde postverwerking, hebben we ervoor gekozen om de nieuwe stap met Data B aan te gaan.

Sinds een paar maanden verzorgt Data B voor ons de verzending van de factuur per email, de fysieke factuur per post en de acceptgiro. Hiertoe hebben wij sjabloonteksten aangeleverd voor templates en afgestemd welke gegevens in het aanleverbestand moeten zodat de invoervelden correct gevuld worden.

Dboxx:

Voorheen leverden wij de gegevensbestanden aan via een FTP-account. Sinds een paar maanden gebruiken wij het portaal Dboxx voor het aanleveren van de gegevensbestanden en het beoordelen van de output. Dit is even wennen maar ervaren we echt als een verbetering: de printvoorbeelden staan er mooi in, de verwerking gaat sneller en de status is goed te volgen.

Toekomst:

In de toekomst willen we bekijken of het interessant en werkbaar is om meer correspondentie via de gecombineerde poststroom Dboxx/Data B te laten lopen zoals aanmaningen, algemene informatiebrieven en projectmailing. Vragen die we ons hierbij stellen zijn: welke correspondentie leent zich voor mail; voldoen we met een mail wel aan wettelijke vereisten met betrekking tot informatie en procedures etc.

Door: Yvonne Heutinck
Deventer, 4 september 2018