Samenwerking Data B. Mailservice en gemeente Edam-Volendam 

Gemeente Edam-Volendam gaf aan dat zij alle fysieke en vervolgens ook digitale documentstromen wilden uitbesteden. Bovendien wilden zij meegaan met de (technologische) ontwikkelingen zoals nieuwe aanslagbiljetten met QR-codes en een koppeling met Mijnoverheid. "Samen bekeken we hoe we het outputmanagement van de communicatie met burgers zoals betalingen konden verbeteren. Bij de start van het traject met Data B. Mailservice viel het persoonlijk contact, de aanwezige kennis en professionaliteit meteen op. Vervolgens gingen we aan de slag met het implementeren." Aldus Gerard Kwakman. 

Data B. Mailservice begon al vele jaren geleden met het verrichten van al het drukwerk van gemeente Edam-Volendam. Gerard vertelt: "Als het dan eens voorkwam dat er iets in de lay-out moest veranderen dan kon Data B. Mailservice dat altijd oplossen. Data B. Mailservice staat voor ons dan ook voor: “het wordt altijd opgelost."   

Hij vervolgt: "Eind vorig jaar kregen wij te horen van onze WOZ-leverancier dat ze ermee gingen stoppen. Dit betekende dat mensen dan niet meer hun taxatieverslagen zouden kunnen raadplegen. Wij zaten op dat moment met onze handen in het haar. Hoe los je zoiets op? Toen kregen wij de tip om Data B. Mailservice ook hiervoor te benaderen. We hebben contact opgenomen met Data B. Mailservice, de situatie uitgelegd en gevraagd wat zij hierin konden betekenen. Het heeft ons positief verrast hoe vakkundig Data B. Mailservice dit probleem voor ons heeft opgelost door gebruik te maken van de Multichannel oplossing. Dit houdt in dat de taxatieverslagen niet alleen naar ons webportaal worden teruggeleverd vanuit het beveiligde digitale archief maar ook naar het kopje “wonen” in MijnOverheid. Om dit laatste mogelijk te maken moet er een traject gestart worden met Logius 1 waar veel bij komt kijken.  Data B. Mailservice is intermediair en ontwikkelpartner van Logius en heeft ons in dit proces bijzonder goed geholpen."  

Bij Data B. Mailservice kan elke uiting gepersonaliseerd worden verstuurd, ook de enveloppen. "Tegelijkertijd wilde wij de vormgeving van het aanslagbiljet veranderen en betalingen makkelijker maken voor burgers. Met de nieuwe lay-out werden er een drietal QR-codes op het biljet geplaatst. Behalve dat de ontvanger nu gemakkelijk de aanslag kan betalen, kun je door het scannen van de QR-code ook binnen een handomdraai meer informatie krijgen. Voor het eerst dat wij blije mensen aan de telefoon kregen, die ons complimenteerde met het nieuwe aanslagbiljet." Aldus de heer Kwakman.   

Hierna kwam "archivering van de taxatieverslagen en aanslagbiljetten" aan bod. Wij bieden een beveiligd permanent digitaal archief met koppeling naar eigen Document Management System of webportaal. In dit archief worden de documenten feitelijk opgeslagen en ontsloten in het eigen DMS en/of webportaal on-request. Het platform Dboxx is hiervoor uitermate geschikt. Dboxx is een beveiligd platform van Data B. Mailservice. Dboxx is het aanleverpunt voor documenten die vanuit Data B. Mailservice naar burgers moeten worden verzonden. Volledig beheersbare poststromen gaan via Dboxx voor zowel Mail, Post en MijnOverheid. "Wij waren in eerste instantie bang dat we met het gebruik van Dboxx, zouden moeten inleveren op flexibiliteit betreffende de poststromen. Dat bleek niet het geval! Wij kunnen het aan het einde van de maand aanleveren en dan ligt het alsnog op tijd bij de klant. Al met al, wij zijn heel tevreden." Geeft de beleidsmedewerker van gemeente Edam-Volendam aan. Doordat alles in één huis wordt geproduceerd heeft Data B. Mailservice een hoge mate van flexibiliteit. 

Hij gaat verder: "Toen we in lockdown gingen werd het gehele proces begeleid en gestuurd door Data B. Mailservice op afstand. Ondanks de beperkingen hebben we geen vertragingen of problemen ondervonden in onze dienstverlening naar burgers. Data B. Mailservice kan in een korte tijd, snel schakelen. Er is veel kennis aanwezig. De mensen van Data B. Mailservice hebben echt verstand van digitalisering van burgercommunicatie en de processen en weten precies waar ze over praten".  

Wil je meer weten hierover? Neem vrijblijvend contact op: 

Plan adviesgesprek