Case De Kompanjie - Data B

Aanleiding: volledige uitbesteding uitgaande post

Een totaaloplossing voor alle uitgaande documentstromen bij de drie organisaties die samen De Kompanjie vormen. Dit was de wens van Johannes Terpstra, Informatiemanager van De Kompanjie een Werkorganisatie van de gemeenten Pekela en Veendam. Een postrobot zoals Johannes het passend noemt.

Dboxx:

Vanuit het door Data B. ontwikkelde webbased documentenplatform Dboxx wordt de mogelijkheid geboden om voor alle uitgaande documentstromen een communicatiestrategie toe te passen, waarmee fysieke en digitale stromen via één platform worden gedistribueerd (fysieke post, Berichtenbox MijnOverheid of e-mail). Op dit moment maakt De Kompanjie nog geen gebruik van de ingebouwde optie om betaaloplossingen zoals bijvoorbeeld iDEAL toe te passen op de fysieke en digitale documentstromen, maar ook dit behoort tot de mogelijkheden.

Voordelen:

De grote voordelen zitten met name in het ontzorgen op gebied van printen en handling, maar ook kostentechnisch wordt er een grote slag gemaakt op de print-, papier en verzendkosten. Dit levert een behoorlijk stuk efficiency op de werkvloer op, doordat alle stromen vanaf één envelop al kunnen worden aangeboden via dit platform. Data B. zorgt voor de gehele afhandeling van zowel de fysieke als digitale stroom.

Johannes omschrijft de werkwijze bij De Kompanjie als volgt:

Bij De Kompanjie kan elke medewerker zijn uitgaande post naar een centraal e-mail adres sturen. Deze mailbox wordt automatisch uitgelezen door onze ‘uitgaande post robot’. Vervolgens maakt de robot een pdf van het document, zoekt er een BSN nummer bij en slaat uitgaande document met verzenddatum op bij de juiste zaak in het zaaksysteem. De medewerker krijgt vervolgens bevestiging van deze verwerking. De output leveren wij elke dag aan bij Data B. Met deze output kan Data B het document printen en versturen of aanbieden via MijnOverheid. Dit scheelt onze medewerkers veel werk en wij kunnen veel meer gebruik maken van MijnOverheid.

Toekomst:

De Kompanjie en Data B. zullen stapsgewijs meer documentstromen onderbrengen in het platform waarmee invulling wordt gegeven aan de communicatiestrategie van De Kompanjie en haar opdrachtgevers. Tevens wordt nagedacht over het toepassen van betaaloplossingen op de uitgaande documentstromen.

Over Dboxx:

Dboxx is het online klantenportaal van Data B en biedt de volgende functies: 

-      Aanleveren van data om verwerkt te worden tot uitingen. 

-      Inzage in de status van de aangeleverde verwerkingen. 

-      Beoordelen van printvoorbeelden en goed of afkeuren van de voorbeelden. 

-      Inzage in uw gegevens zoals klantprofiel, orders, facturen en voorraden. 

-      Een dashboard voor het raadplegen van de status van uw betaaltransacties en E‐mandates (digitale machtigingen).    

Organisaties, afdelingen en users: 

Elke organisatie wordt gedfinieerd in DBOXX en krijgt een hoofdgebruiker. De hoofdgebruiker is geautoriseerd om op basis van rollen en rechten afdelingen en gebruikers aan te maken. Iedere gebruiker ziet alleen zijn eigen gegevens en die van zijn/haar afdeling. Het is uitgesloten dat organisaties data, in welke vorm dan ook, van elkaar zien. Gebruikers krijgen na het aanmaken van een account een email, die een link bevat. Door het volgen van de link kan de gebruiker een zelf gekozen wachtwoord instellen. 

Dboxx en de veiligheid van uw data

Het verkeer tussen Dboxx en u als klant is beveiligd internetverkeer via het https-protocol. Alle data wordt in het overeenstemming met de AVG opgeslagen en verwerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele aanvullende afspraken. Data wordt niet langer in de systemen bewaard dan strikt noodzakelijk.