Onderstaand artikel is verschenen in de corporatiegids naar aanleiding van onze aanwezigheid op het corporatieplein op 26  september a.s.

Data B. Mailservice: Efficiencyslag maken door digitaliseren van de documentenstroom

Geplaatst door CorporatieMedia op 

Hoe voldoen woningcorporaties aan de communicatiewensen van haar huurders? Data B. Mailservice vertelt op 26 september tijdens CorporatiePlein meer over de ‘digitale postkamer’ en voor de beurs spraken wij hier alvast over met Accountmanager Ben Knollema.

Berichten over huurverhogingen en servicekosten, onderhoudsmeldingen, contracten, prolongaties, herinneringen, aanmaningen; ieder type bericht vereist volgens Ben een andere aanpak en een ander kanaal. “En dan hebben we het nog niet eens over de individuele wensen van huurders, waarbij de één alle berichtgeving graag digitaal ontvangt en de ander niet eens een e-mailadres heeft. Kortom: een goede kanaalstrategie is essentieel.”

Digitale postkamer
Om woningcorporaties te ontzorgen in het organiseren van documentstromen, heeft Data B. het platform Dboxx ontwikkeld. “Met deze digitale postkamer kunnen zowel fysieke als digitale poststukken verstuurd worden. Het platform is web-based, waardoor iedere medewerker binnen de organisatie eenvoudig alle soorten communicatie-uitingen kan uploaden. Het platform is daarnaast volledig te koppelen met het ERP-systeem van de corporatie. Daarbij behoudt de corporatie per te verzenden uiting de volledige controle over de wijze van verzenden. Hierdoor kunnen berichten over servicekosten of huurverhogingen bijvoorbeeld digitaal verstuurd worden en de herinneringen en aanmaningen per post. Nadat in Dboxx een opdracht is geüpload, verloopt het opmaken van de communicatie-uiting en verzending hiervan volledig geautomatiseerd. Dat betekent dat medewerkers de fysiek te verzenden documenten in Dboxx klaar kunnen zetten, digitale post gemakkelijk verstuurd kan worden en geweigerde of niet aangekomen stukken niet zelf alsnog handmatig verstuurd hoeven te worden.”

Betaaldrempel verlagen
Om de betaaldrempel bij huurders te verlagen, faciliteert Data B. ook verschillende betaaloplossingen in haar software. Ben: “Denk bijvoorbeeld aan een mail, sms of fysiek poststuk met een digitale betaallink zonder tussenkomst van een derdenrekening en volledig in de huisstijl van de corporatie. Het gebruik van een digitale incassomachtiging of E-mandate is een andere manier om het betaalgedrag van huurders – en daarmee de cashflow van de organisatie – te verbeteren.”

Efficiencyslag
Tijdens CorporatiePlein vertelt Data B. meer over de efficiencyslag die woningcorporaties kunnen maken bij het digitaliseren van hun documentenstroom. Ben: “Dit zorgt namelijk ook voor proactieve communicatie in combinatie met laagdrempelige betaalmogelijkheden die het betaalgedrag van huurders aanzienlijk verbetert. Maar hoe richt je die communicatie zo efficiënt mogelijk in en welke tools gebruik je om tot een maximaal resultaat te komen? Ons digitale platform Dboxx voldoet aan alle wensen en eisen vanuit de organisatie en helpt corporaties zich klaar te maken voor de wereld van morgen, een wereld die vraagt om proactief persoonlijk contact en maatwerk waarbij wij organisaties volledig ontzorgen. Tijdens de beurs verwelkomen wij bezoekers graag op onze stand, en kunnen zij ook enkele kennissessies volgen waarin wij vertellen over alle mogelijkheden en oplossingen die wij bieden.”

Data B. Mailservice is op CorporatiePlein te vinden op stand 14

Aanmelden voor CorporatiePlein kan via deze link.

Bron: CorporatieMedia, Foto: Data B. Mailservice

Kijk voor het artikel op hun site: 

https://www.corporatiegids.nl/nl/nieuws/data_b_mailservice_efficiencyslag_maken_door_digitaliseren_van_de_documentenstroom-5254